짧은 안내에서 주어를 생략하는 일은 자연스럽지만 누가 행동해야 하는지 달라지는 문장에서는 혼란을 만듭니다. ‘확인 후 연락’이라는 말만 있으면 운영자가 확인해 연락하는지, 이용자가 확인한 뒤 전화해야 하는지 알기 어렵습니다. 주어가 빠진 문장을 처음 검토할 때에는 실제 절차와 책임 주체를 먼저 확인해야 합니다.
원고에서 행동을 나타내는 동사에 표시합니다. 신청, 검토, 승인, 발송, 문의 같은 단계마다 누가 수행하는지 원본 운영 자료와 대조합니다. 담당자가 정해지지 않은 절차를 문장만 매끄럽게 만들어 공개하면 책임이 모호해집니다. 필요한 경우 ‘담당자가 신청 내용을 확인한 뒤’처럼 주체와 순서를 분명히 적습니다.
모든 문장에 같은 주어를 반복할 필요는 없습니다. 앞 문장과 문맥이 확실히 이어질 때에는 생략할 수 있습니다. 다만 이용자의 행동에서 운영자의 행동으로 바뀌는 지점에는 주어를 다시 밝혀야 합니다. ‘신청서를 제출하면 확인합니다’보다 ‘신청서를 제출하면 담당자가 접수 여부를 확인합니다’가 다음 단계를 예상하기 쉽습니다.
버튼과 오류 메시지처럼 짧은 문구도 살펴봅니다. ‘수정할 수 있습니다’가 이용자에게 권한이 있다는 뜻인지, 운영자가 수정한다는 뜻인지 구별해야 합니다. 개인정보 처리나 비용 환불처럼 책임이 중요한 안내에서는 대상을 숨긴 수동 표현을 피합니다. 실제 보장하지 않는 시각이나 처리 결과를 문장을 보강하며 추가하지 않습니다.
모바일에서 긴 문장을 줄이려다가 주어와 조건이 다른 화면으로 떨어지지 않는지 확인합니다. 표에서는 열 제목이 주어를 대신할 수 있지만 화면 읽기에서 관계가 전달되는지도 봅니다. 제목에서 ‘누가’ 빠져 다른 행동을 약속하지 않는지도 검토합니다.
교정 기록에는 이전 문장이 낳을 수 있는 두 해석과 확인한 실제 절차를 적습니다. 주어를 채우는 일은 문법 점검이면서 동시에 서비스가 누구에게 어떤 행동을 요구하는지 정확히 설명하는 작업입니다.